Guia Organització Curses

 

 

 

 

Organitzar una cursa d'orientació, en qualsevol de les seves modalitats, és una activitat força complexe que requereix una gran experiencia en tots els àmbits (traçats, cartografia, sportident, tresoreria, etc) i on és crucial la gestió dels recursos humans.

Aquest document és una guia orientativa de tot el que cal tenir en compte per organitzar amb èxit una cursa. No és un procediment ni normativa i està fet amb la col.laboració de diversos organitzadors. 

Si vols col.laborar amb algú document, contacta amb comunicació@fcoc.info 


1 .- Director de cursa

Funcions Director de cursa 

Què vol dir ser el director de cursa?
Quines tasques són les fonamentals i cóm cal distribuir-les en diversos grups de treball?
Exemple

Organigrama

Exemple d'organigrama de les diferents funcions i assignació dels recursos humans: a l'esquerra consta la llista de persones i a la dreta les caixes amb les diferents funcions
Recordeu que cal tenir fiteros per col.lacar fites i fiteros per recolllirles!!!
Exemple Campionat Relleus per Equips 2015

Llistat de tasques

Cal portar un control de les tasques a realitzar per apartats. Recomanem una llista o document i anar fent xeckpoints abans/durant i post cursa.
Exemple.

 

2.- Informació preus: 

El director de cursa, el responsable d'inscripcions i el tresorer del club, han d'estar al corrent de la següent informació:

    • - llicències federatives 
    • - preus inscripcions curses (recordeu incorporar la taula resum)
    • Carnet Catalunya Orientació 
    • - Canons i Subvencions CursesCurses (*)
      • (*) els canons garanteixen la reserva de data i donen fe del compromís del club per realitzar la cursa; la confecció del calendari anual és complexe i una vegada aprobat no es poden bellugar les dates ni ubicacions sense justificació adient.
      • (**) les subvencions es donen si el club presenta les factures en el format i condicions indicades prèviament per la FCOC; consulteu el document del CLINIC TRESORERIA 2015.

3.- Documentació post-cursa

Al finalitzar una cursa de qualsevol modalitat (peu, rogaine, raid i btt) cal enviar a la federació la següent informació:

A la secretaria:  Es protegeix aquesta adreça electrònica contra correu brossa. Necessiteu el JavaScript habilitat per veure-la.

  • - liquidació d'assegurances temporals, el mateix dia o el dilluns al mati (és el més urgent, per tal d'estar coberts amb l'asseguradora)
  • - altres liquidacions de la cursa:  lloguer SI, venda SI, lloguer material, assegurances temporals, cànon inscripcions....
  • - llista de competidors (és una de la exportacions del sportident en format csv) 

A classificacions: Es protegeix aquesta adreça electrònica contra correu brossa. Necessiteu el JavaScript habilitat per veure-la.

  • - Resultats en format csv (veure document tractament de dades; apartat 4)
  • -  bkp de l'arxiu de la cursa (o skb)
  • -  Relació d'organitzadors i d'incidències (categories anul·lades, ...)


4.- Publicitat de la cursa

Per tal de donar a conneixer informació sobre les curses, sigui abans com després de realitzar-se, actualment tenim aquests canals:
  • CARTELL web FCOC:  enviar un email a Es protegeix aquesta adreça electrònica contra correu brossa. Necessiteu el JavaScript habilitat per veure-la. adjuntant un JPG de màxim 300k en format vertical; indicant l'enllaç al blog de la cursa
  • - Noticia prèvia de la cursa, per publicitar en un espai subvencionat per la UFEC
  • - Noticia post cursa, es publicarà a la web i també s'enviarà a la UFEC. Cal que vagi acompanyada d'alguna fotografia amb certa qualitat (1M mínim a ser possible)


5.- Logos oficials 

Per optar a subvenció oficial, en la documentació de la cursa (web, blog, mapes, etc) han de constar els logos de les següents entitats:  
  • -FCOC
  • -SGE (Secretaria General de l'Esport) / CCE (Consell Català de l'Esport)
  • -UFEC (Unió de federacions esportives catalanes)
Consulteu en enllaç  Logos per descarregar-los en diferents formats.


6.- Material FCOC 

La FCOC posa a disposició dels Clubs una sèrie de material, part en condició de prèstec i part en lloguer. El deteriorament del material en els darrers anys ha obligat a fer manteniment i per tal de cobrir aquest cost no previst, la FCOC ha posar un petit preu de lloguer en part del material.  

Normes de bon ús:
El responsable de material del Club, en representació del Club, és el responsable de tornar tot el material en el mateix estat que li ha estat entregat. Això vol dir que les targes SI de lloguer han d'estar endreçades numèricament, les teles netes (si ha s'han embarrat), els sistemes antirobatori han d'estar montats, no poden faltar targes ni bases esportident, etc ... en cas de dubtes, cal consultar al responsable de material de la FCOC o a la secretaria FCOC.

El Club paga una fiança de 300€ retornable al finalitzar la cursa si no hi ha cap desperfecte en cap dels elements llogats i/o cedits i si tot el material es retorna en les mateixes condicions de l'entrega. Si el material no arriba en les mateixes condicions que s'ha entregat, s'aplicarà un càrrec en la fiança en funció del desperfecte o de la feina feta per deixar-ho en les condicions inicial. Això inclou tot el material com són: pinces sportident de lloguer,  termoimpressores, rellotge, bases sportident, carpes, etc ... També inclou que les targes de lloguer estiguin endressades i que el sistema antirobatori estigui montat en totes les bases.
 
Per motius d'agenda, de vegades el material no pot passar per la FCOC i un Club reb el material directament d'un altre Club. En aquest cas el Club receptor ha de verificar que tot estigui correcte i ha d'exigir al Club donant que tot estigui bé. Entenem que ambdos Clubs buscaran una benentesa, per exemple, per ajudar-se a montar els sistemes antirobatoris en les bases esportident. En cap cas, el no rebre el material d'un altre club eximeix al segon club d'entregar-ho perfectament.

El sistema antirobatori s'ha incorporat en el 2015 per evitar actes vandàlics amb les bases. Cal tenir en compte que les bases FCOC s'utilitzen per moltes activitats de formació en escoles i llocs on no es pot garantir el 100% de seguretat. Per tal que els mini candaus puguin passar pels suports de les bases, cal fer els forats de les tijes una mica més grans (tenim pendent adjuntar una imatge comparativa). Per tal que pogueu modificar les tijes mica en mica, o per impactar menys als Clubs, provisionalment la FCOC també posa a dispossició dels Clubs unes 40 tijes que accepten el montatge amb sistema antirobatori. En aquest cas, cal que el Club avisi al responsable de material.

Llista de material:
Podeu consultar la llista de material i preus a l'enllaç Material FCOC (PENDENT PUBLICAR)

Procediment sol.licitud material:
- El club sol.licita per escrit el material que necessita, mitjançant el FORMULARI (PENDENT PUBLICAR)
- La Secretaria FCOC confirma la disponibilitat del material
- El Club es posa en contacte amb el responsable de material FCOC i passa a recollir el material al magatzem (PENDENT)
- El Club firma un albarà amb el material que retira i s'en fa responsable.

Procediment per retornar el material:
- El club contacta amb el responsable de material de la FCOC i pacten un dia per retornar el material
- El responsable de Material verifica que tot està en condicions. Si tot està correcte, des de la FCOC es retorna la fiança. En cas de desperfectes o en cas de no retornar el material en les mateixes condicions que s'ha tornat, es descontarà la part corresponent de la fiança.

  • - Podeu consultar el document generalitats amb consells sobre el material sport-ident


7.- Tresoreria

La FCOC és un organisme delegat de la SGE, i per tant ha de complir uns requeriments jurídics i econòmics. Per tal de complir amb l'auditoria de comptes, la FCOC ha de presentar un pressupost anual, esperar que s'aprobi i cenyir-se al mateix pressupost en totes les seves activitats, operant amb total transparència.  En el Clínic del 2015 es van donar algunes pautes per tal que federació i clubs acompleixin aquest objectiu de transparència.

 Clínic Tresoreria 2015

Exemples

Pressupost i liquidacio cursa
Factura ambulància
Impressió de mapes-1
Impressió de mapes-2
Impressió de mapes-3
Pagament impressio mapes
Liquidació llicències temporal


8.- Cartografia

Per organitzar una cursa de Copa Catalana utilitzant una cartografia addient, cal seguir el Reglament Cartografia.

Les subvencions de mapes han de complir uns criteris, i cal sol.licitar-les seguint un protocol: Petició i Subvenció de mapes

La FCOC està treballant en una Base de Dades cartogràfica, que documenti tots els mapes del nostre territori. Aquest projecte està en desenvolupament. 

Per organitzar una cursa de BTT, recomanem consultar la guía del clínic 2015 i la informació de Mapes Base per BTT. 

Més informació cartogràfica: Clínic 2015-Corbes Lidar


9.- Traçadors i controladors

Els traçadors i controladors han d'estar al corrent de les normatives, i de diverses singularitats que afecten directament a la gestió del Sportident.

  • - Normativesreglaments i especificacions anuals de cada modalitat (consultar als responsables dels comités de competició els dubtes)
  • - Recomentacions agrupació de categories en recorreguts i coincidència primera fita (document important pel tècnic Sportident):  Recorreguts i primera fita 
  • - Com realitzar els recorreguts per Relleus i importar-los al OS2003 (document important pel traçador-OCAD):  Circuits per Relleus 
  • - Adaptació per a Daltònics (PENDENT PUBLICAR)
  • - Circuits de BTT-O:  clínic 2015 BTT-O i Mapes Base per BTT
  • - Format del fitxer XML a facilitar al tècnic Sportident.
  • - OCAD-Canviar escala. Recordeu que cal mantenir la mida de rodones i números a 6mm, encara que canvii l'escala dels mapes (per exemple quan es passa a 7500). En l'OCAD, a TRAÇATS , cal desmarcar l'opció d'agrandar símbols. No s'ha de fer en el mapa, sino en els traçats. Canviar Escala 
 

10.- Sportident 

La feina del tècnic Sportident és potser la més feixuga en l'organització de curses i a la vegada la menys valorada inicialment. Està molt relacionada amb altres arees d'organització de curses com són traçats, inscripcions i ranking i també amb la gestió del material (configuració bases i rellotge).

A continuació trobareu un recull d'informació, guies i "trucs" per millorar la gestió del Sportident.

- TRACTAMENT DE DADES:  Inscripcions-Classificació-Ranking (document ampliat 2016)/ detall fitxer csv 

- RELACIÓ:  Traçador(OCAD)-SportIdent  

- GENERALITATS:  Material SportIdent / Exemple Llistat Material Sport-Ident (Abans i Post Cursa)  

- RECOMANACIONS:  INSCRIPCIONS DIA CURSA (IMPORTANT, doncs ja no calen dorsals -excepte: sprint i relleus) 

- EXEMPLES:  Taula Categories-Edats Categories-Edats / Relació Mapes-Vacants / Relació Pinces Llogades / Quadre de Mapes Disponibles 

- Gestió dels recorreguts (per número de corredors i coincidència primera fita)

- Gestió cursa de relleus (informació facilitada per Míriam Carretero)

- Esquema funcionament relleus (Breu esquema en procés d'ampliació)

Manual configuració del rellotge // O'CLOCK (programa per tablets o "bip-bip")

- Format fitxer XML recorreguts 
 
- Altres consideracions en el tractament dels fitxer csv:
 
-  El hosting no admet fitxers csv. Tot el que trobareu aquí és directament un excel xls/xlms o bé un csv renombrat, al que cal treure la extensió falsa.
-  Si treballeu amb excel, per evitar que es mostrin caracters extranys, cal "guardar como"opció CSV (delimitado por comas)
-  Si la primera linia del csv surt amb caracter extranys i l'OE2010 no ho sap interpretar... ho podeu corregir sustituint-la pel continguts del fitxer: cabecera.csv  
-  Sportsoftware canvia sovint el nom d'algunes columnes, normalment no afecta però de vegades el nou significat és incompatible. Per exemple, al actualitzar el OE a la versió actual v.11, ens vam trobar que no acceptava el fitxer importat des de la web, i s'arreglava eliminant el contingut de la columna AM  "dir.apellidos" .  Si tot i això, seguiu tenint problemes amb les capçaleres o importació, es recomana comparar amb un fitxer descarregat recentment del OE (pot ser un exemple o una cursa ficticia, només serveix per veure els camps de capçelera). 

- Relació de Clubs per l'OE2010 (si us dona error, consulteu sisplau)  CSV   (descarregueu i treieu l'extensió .xls) /  EXCEL 


- Relació categories en format xls, recorder "guardar como csv delimitado por comas". En cas de curses amb dos trams d'inscripcions, contacteu amb el gestor de la web ja que les categories poden canviar una mica. El mateix per les curses populars.

Guies sportident OE2010 (en cap cas sustitueixen la formació curricular del tècnic Sportident):  Manual1 OE2010_Dummies

- Tricks & Tips(pàgina recomenada en anglés)
- Com arreglar el problema de port COM >16 LINK.
- Cóm funciona la SI-Master LINK.
Drivers a instalar per les bases de lectura

- Problemes amb els drivers: Instruccions per instal·lar drivers no certificats en Windows7 i en Windows8


                


 

11.- Controlador

Els Controladors garanteixen que les curses es preparen amb el màxim de qualitat i que finalitzen sense errors greus.
Mentre es prepara la cursa, el Club facilitarà tota la informació al controlador que aquest requereixi (mapes, circuits, relació de sortides, etc ...)
Al finalitazar la cursa, el Controlador elaborarà un petit informe que compartirà amb el Comité de competició i amb els clubs (pendents ubicar espai WEB).
INFORME CONTROLADOR

Actualment la FCOC només disposa de controladors oficials per les curses a PEU. Per la temporada 2016, serà requesit indispensable que tots els clubs que organitzin curses aportin un tècnic controlador per una altre cursa de copa.



12.- Full reclamacions

Seguint el reglaments, els Clubs han de tenir a disposició dels corredors diversos fulls de reclamacions, per si fos necessari presentar alegacions per escrit.
FULL RECLAMACIONS



12.- Full desplaçaments

Tot i que actualment ja no rebem subvenció per Guarderia, adjuntem un enllaç a un full de liquidació per desplaçament, per si el voleu utilitzar internament a nivell de Club.


12.- Tecnificació

Programa tecnificació 2015 
 

 

Ets aquí:   CompeticióOrganització CursesClínic Organització Curses
esportcat h rgb fn 600pp iberogaine
Subscriu-me a la llista de correu de la FCOC
Visita'ns al Facebook